اصول بایگانی اسناد حسابداری؛اهمیت بایگانی اسناد و مدارک

در دنیای تجارت امروز، اطلاعات صحیح و دقیق مهمترین ابزار برای بهره برداری بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدات است. اطلاعات، اسناد و سوابق به ویژه برای مشاغل و سازمان ها مهم هستند. بنابراین مدیریت، دسته بندی و سازماندهی آنها امری مهم و ضروری است که بایگانی فرآیندی برای مدیریت این اسناد است. بایگانی دارای اصول و روش هایی است که ثبت و استفاده از اطلاعات و اسناد حسابداری را تسهیل می کند و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند. در این مقاله سعی کردیم شما را با اصول بایگانی اسناد حسابداری آشنا کنیم.

تعریف بایگانی اسناد در حسابداری

هر رویداد مالی که حداقل یک بدهکار و یک طلبکار داشته باشد و در یک دوره مالی معین رخ داده باشد سند حسابداری نامیده می شود. بایگانی هر نوع سند ایجاد شده توسط شخص یا سازمانی که فرآیند اداری آن به پایان رسیده است و در آینده می توان به آن مراجعه کرد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف می شود. این اسناد می تواند نامه، عکس، فیلم، گزارش و غیره باشد.

هدف از بایگانی اسناد حسابداری

اسناد موجود در سازمان ها حاوی اطلاعات مهمی هستند که به مدیران سازمان کمک می کند تا با پردازش آنها تصمیم بگیرند و رشد کلی سازمان را به طور منظم رصد کنند. تشکیل پرونده صحیح و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد و مدارک را با کمترین هزینه فراهم می کند. همچنین بایگانی اسناد به سازمان کمک می کند تا قانون را رعایت کند و در مواقع لزوم می توان از اسناد بایگانی شده به عنوان سند قانونی استفاده کرد.

اهمیت بایگانی اسناد

با رشد کسب و کار، اسناد بیشتری ایجاد می شود. بنابراین بایگانی اسناد به چند دلیل ضروری و مهم است. پشتیبان گیری از حذف ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری می کند و به افراد مناسب امکان دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده را می دهد. طبقه بندی اسناد با بایگانی امکان پذیر است و در مکانیزم های قانونی این طبقه بندی به سازمان و مدیران کمک می کند.

انواع روشهای بایگانی اسناد در حسابداری

بایگانی ها بر اساس طول عمر به سه دسته فعلی، نیمه جاری و راکد تقسیم می شوند.

بایگانی فعلی: این نوع بایگانی برای نگهداری اسناد فعلی است که به صورت مستمر مورد نیاز هستند.
بایگانی نیمه جاری: این نوع بایگانی برای ذخیره و نگهداری اسناد فعلی که در صورت نیاز به آنها ارجاع داده می شود استفاده می شود.
بایگانی راکد: این نوع بایگانی برای اسنادی است که کارایی خود را از دست داده و در آینده مورد استفاده قرار نخواهند گرفت اما طبق مقررات قانونی باید برای مدت معینی در شرکت وجود داشته باشد. این اسناد را می توان با همان شماره و کد قبلی بایگانی کرد یا در دسته خاصی از اسناد قدیمی قرار داد.

اصول بایگانی اسناد چیست؟

حرفه ای بودن حسابدار با انتخاب و استفاده از بهترین روش بایگانی اسناد تعیین می شود. یک حسابدار حرفه ای تمام اسناد و مدارک را به درستی دسته بندی می کند تا بتوان به آسانی و سرعت به آنها دسترسی پیدا کرد. دسترسی به اسناد و مدارک تنها با رعایت اصول طبقه بندی سریع و آسان است. به عنوان مثال کلیه اطلاعات مربوط به بیمه در یک دسته و کلیه اطلاعات مربوط به دستمزد و حقوق در دسته دیگری قرار گیرد.

اصول بایگانی موثر اسناد

به طور کلی اسناد یک چرخه عمر دارند که باید در بایگانی به آن توجه کرد.

مرحله ایجاد: در این مرحله هدف کنترل و کاهش تولید بایگانی ها است. اقدامات موثر برای رسیدن به این هدف راهگشاست که به چند مورد از آنها اشاره می کنیم:

• نظارت و جلوگیری از تکرار بیش از حد سوابق
• پیگیری دریافت سوابق
• استفاده از روش های استاندارد در فرآیند تهیه سند
• استاندارد سازی فرم ها
• استاندارد سازی انواع کاغذ و پوشه ها

مرحله اجرا و استفاده: در این مرحله هدف اصلی دسترسی آسان به اسناد است. در زیر چند راه برای رسیدن به این هدف آورده شده است:

• تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده
• تعداد بیشتر فایل های مورد نیاز
• راکدسازی فایل های غیر فعال
• جداسازی فایل های قدیمی
• تهیه تجهیزات مناسب

مرحله تعیین تکلیف:  در این مرحله کلیه مدارک موجود ارزیابی و به بایگانی اصلی منتقل می شود. این مرحله مهمترین مرحله است که حاوی اطلاعات زیادی است.. نکته مهم این است که ارزشیابی از همان مرحله ایجاد نیز نقش خود را به صورت پنهان ایفا می‌کند.

نحوه ارائه اسناد حسابداری به زونکن

یکی از راه های بایگانی اسناد کاغذی بایگانی اسناد در زونکن است. به دلیل وجود نسخه های فیزیکی اسناد در این نوع بایگانی، نحوه چیدمان اسناد و جستجوی آسان در میان آنها بسیار کارآمد است. طبقه بندی اسناد در زونکم می تواند بر اساس چندین معیار باشد:

ترتیب حروف الفبا: در این نوع بایگانی طبقه بندی بر اساس حروف الفبا انجام می شود. به عنوان مثال اسناد مربوط به افراد و کارمندان بر اساس نام و معیار آنها به ترتیب حروف الفبا مرتب می شوند.
اعداد: یعنی استفاده از اعدادی که هر کدام معنای خاص و متعارف خود را دارند. به عنوان مثال، معیار می تواند تعداد پرسنل باشد.
ترکیب اعداد و الفبا: به معنای حروف و اعدادی است که هر کدام به صورت قراردادی مقوله خاصی را بیان می کنند.
موضوع: یکی از متداول‌ترین، دقیق‌ترین و در عین حال سخت‌ترین روش‌های بایگانی، بایگانی کردن بر اساس موضوع است که ابتدا موضوعات اصلی را تحت عنوان‌های خاصی بایگانی می‌کنیم و اگر سرفصل‌هایی هستند که می‌توان آنها را به موضوعات فرعی تقسیم کرد، کمک بیشتری می‌کند. دسترسی آسان. موارد نیز باید به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند.
رنگ ها: زمانی که تعداد فایل ها زیاد نباشد، می توان آنها را بر اساس رنگ ناحیه و پوشه نیز دسته بندی کرد. هر رنگ را به اسناد خاصی اختصاص دهید.
منطقه جغرافیایی: از این معیار زمانی استفاده می شود که معیار اشاره به اسناد شهری و مناطق مختلف جغرافیایی باشد.
تاریخ: از این معیار در مواردی استفاده می شود که ملاک مرجع سال، ماه، هفته و روز باشد و باید در تاریخ معین اقدام خاصی صورت گیرد.

در اینجا چند نکته برای مدیریت صحیح بایگانی اسناد کاغذی وجود دارد:

بررسی مدارک قبل از ارسال:

این اقدام از ارسال مدارک غیر ضروری جلوگیری می کند و حجم مدارک بی جهت افزایش نمی یابد. این باعث صرفه جویی در فضای ذخیره سازی می شود.
یک مکان پشتیبان مناسب انتخاب کنید: محل پشتیبان گیری نباید خیلی دور از محل کار باشد و دسترسی به آن باید ساده و راحت باشد.
روش ثابتی برای نامگذاری پوشه ها داشته باشید: نامگذاری باید به گونه ای باشد که در یک نگاه اطلاعات لازم را به شخص استفاده کننده از اسناد بدهد.

اسناد مهم را از اسناد غیر مهم جدا کنید:

اسناد مهم باید در مکانی نگهداری شوند که برای افراد محدودی قابل دسترسی باشد.

کار ناتمام را از کار تمام شده جدا کنید:

فایل های باز باید در دسترس تر باشند. فایل هایی که دیگر با آنها کار نمی کنید را در فواصل زمانی مشخص بگذارید.

مزایای پشتیبان گیری مدرن

در سال های اخیر شیوه بایگانی از سنتی به مدرن تغییر چشمگیری داشته است. با وجود اینکه هنوز بسیاری از ادارات و سازمان ها از روش سنتی بایگانی اسناد کاغذی استفاده می کنند، امروزه اکثر سازمان ها به سمت بایگانی مدرن حرکت می کنند. زیرا با بایگانی مدرن بر خلاف بایگانی سنتی امکان و احتمال خطای انسانی بسیار کم است و سرعت انتقال و نگهداری اطلاعات بسیار بیشتر است. در روش مدرن جستجوی اطلاعات نیز بسیار ساده و آسان است و از همه مهمتر حجم و فضای فیزیکی کمتری برای نگهداری اسناد مورد نیاز است.

اصول تشکیل پرونده الکترونیکی

با تشکیل پرونده الکترونیکی، اسناد به صورت فایل الکترونیکی ذخیره می شوند. این فایل ها ممکن است تصاویر اسکن شده اسناد کاغذی باشند یا ممکن است از ابتدا به صورت الکترونیکی وجود داشته باشند. از مزایای تشکیل پرونده الکترونیکی می توان به بررسی اسناد با دقت بالا و امکان جستجوی آسان در تعداد زیادی از اسناد اشاره کرد. علاوه بر این در بایگانی الکترونیکی به راحتی می توان وسایل دسترسی مختلف را برای کاربران مختلف تعریف کرد و این طبقه بندی سطح دسترسی افراد باعث افزایش سطح امنیت اطلاعات می شود.

تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الکترونیکی آنها یکی از اصول اساسی بایگانی الکترونیکی است. اسناد در هر قالبی که ذخیره می شوند، باید کلمات کلیدی برای آنها به صورت مکتوب تعریف شود تا بتوان آنها را در سیستم جستجو و خواند. همچنین ایجاد نسخه پشتیبان و به روز رسانی به موقع اسناد یکی از ضروریات تشکیل پرونده الکترونیکی است.

یک سیستم پشتیبان باید راحت و بدون دردسر باشد تا مفید باشد. اما هیچ نسخه ثابتی وجود ندارد که برای همه سازمان ها قابل استفاده باشد. هر سازمانی باید در مورد نحوه تشکیل پرونده بر اساس شرایط خود تصمیم بگیرد. در این مقاله سعی کردیم شما را با مفاهیم کلی بایگانی اسناد حسابداری آشنا کنیم و مزیت های هر روش بایگانی را توضیح دهیم.

با کمک نرم افزار جدید حسابداری نگران محاسبات و ارائه مدارک مختلف نباشید

در نهایت پیشنهاد می کنیم با خرید نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم خیال خود را بابت امور مالی کسب و کار خود راحت کنید. نرم افزار سپیدار سیستم با محیط جذاب و کاربری بسیار آسانی که دارند، مدیریت امور مالیاتی شما را نیز به‌طور هوشمندانه‌ای برعهده می‌گیرند.