ثبت سند در نرم افزار حسابداری سپیدار

این بخش از نرم افزار عمدتاً توسط حسابداران و مدیران مالی استفاده می شود زیرا به اطلاعات حسابداری کامل نیاز دارد. برای استفاده از گزارش های حسابداری مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و … اسناد حسابداری که به دو دسته اسناد حسابداری اتوماتیک و اسناد حسابداری دستی تقسیم می شوند باید ابتدا در نرم افزار سپیدار سیستم ثبت شوند.

سند حسابداری خودکار
در نرم افزار حسابداری سپیدار این امکان برای کاربران بدون اطلاعات حسابداری وجود دارد که با استفاده از عملیات موجود در نرم افزار از قبیل فاکتورهای خرید، فاکتورهای فروش، عملیات دریافت و پرداخت و سایر عملیات در نرم افزار، رویدادهای مالی روزانه خود را به راحتی ثبت کنند. و نرم افزار به صورت خودکار اسناد حسابداری این عملیات را ثبت می کند.

سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک)
در نرم افزار حسابداری سپیدار امکان استفاده از سند حسابداری دستی برای امور مالی در صورت تمایل کاربر وجود دارد. این آموزش به طور کامل نحوه ثبت سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک) را به شما آموزش می دهد. در منوهای سمت راست ماژول حسابداری را باز کرده و در قسمت عملیات بر روی سند حسابداری جدید کلیک کنید.

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری فرمی است که ثبت یک رویداد مالی را در تاریخ معینی در واحد حسابداری سازمان نشان می دهد.

سند حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که عبارتند از:

شماره سند
تاریخ
عدد عطف
شرح
ستون بدهکار
ستون بستانکار
در هر نرم افزار حسابداری اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی از طریق اسناد حسابداری ثبت می شود. به همین دلیل سند حسابداری در بحث مالی از اهمیت بالایی برخوردار است.

آموزش ثبت سند دستی

1- شماره سند:
هر فرم حسابداری یک شماره سند دریافت می کند. این شماره توسط کاربر ارشد در قسمت تنظیمات، در قسمت شماره گذاری قابل تغییر است. کاربر فرم تنظیمات می تواند تعیین کند که روش تایپ سند دستی یا خودکار باشد. اگر کاربر روش دستی را انتخاب کند، سیستم به طور خودکار شماره سند را هنگام صدور سند صادر می کند. اما کاربر حق تغییر شماره را نیز دارد. اگر گزینه خودکار را انتخاب کنید، سیستم به طور خودکار شماره سندی را که قابل تغییر نیست اختصاص می دهد.

2. تحت شماره
   شماره فرعی در دسترس کاربر است، بنابراین درج یا خالی گذاشتن آن مشکلی در هنگام صدور سند ایجاد نمی کند.

ویژگی این عدد تکرارپذیری آن است. با استفاده از این شماره می توان اسناد حسابداری را دسته بندی کرد. به عنوان مثال: برای هر پروژه شرکت، کد یک شماره فرعی در نظر گرفته می شود، این عدد می تواند به عنوان یک سری اسناد استفاده شود. با ثبت این شماره می توانید گزارشات دقیق اسناد مالی را دریافت کنید.

3. شماره مرجع با صدور هر سند حسابداری یک شماره مرجع به آن اختصاص می یابد. شماره مرجع توسط کاربر قابل تغییر نیست و با حذف سند حذف خواهد شد.

نکته: در صورت عدم حذف سند حسابداری از سامانه، شماره مرجع و شماره سند یکسان خواهد بود. با کمک یک شماره مرجع می توانید ترتیب ورود اسناد به سیستم را پیگیری کنید.

نکته 1: با تیک زدن گزینه «شماره گذاری شماره مرجع هنگام شماره گذاری مجدد اسناد» که در منوی تنظیمات، تنظیمات و در قسمت حسابداری قرار دارد انجام می شود. شماره مرجع اسناد حسابداری را با شماره گذاری مجدد اسناد تغییر داد.

4. مقدار روزانه
   شماره روزانه ترتیب صدور اسناد را در هر روز نشان می دهد. این شماره به صورت سیستماتیک صادر می شود. مبنای شماره گذاری مجدد اسناد در تاریخ زوج، شماره سند روزانه است. همچنین امکان فیلتر کردن اسناد با شماره روز در گزارش ها وجود دارد. به عنوان مثال، اولین سند صادر شده در تاریخ های مختلف.

انواع سند در حسابداری

1. سند اولیه
   در ابتدای دوره برای شروع و انتقال مانده از دوره مالی قبل درج می شود که این سند در سامانه سپیدار در دوره مالی اول قابل تغییر است اما از دوره مالی دوم به بعد قابل ویرایش نیست.
2. سند عمومی
   این نوع سند در هنگام ثبت اسناد دستی توسط خود کاربر گنجانده می شود که در آن کاربر باید ماهیت حساب های بدهکار و بستانکار را شناسایی کند.
3. سند سیستم
   این سند توسط زیر سیستم های دیگر نرم افزار سپیدار مانند مشتریان و فروش، تامین کنندگان و انبار و غیره درج می شود که به صورت خودکار ثبت می شود و این نوع سند تنها امکان تغییر توضیحات هر مقاله را می دهد.
4. سند بسته شدن حساب
   این نوع سند برای بستن حساب های موقت (سود و زیان) ثبت می شود که خودکار است، این نوع سند قابل ویرایش نیست.
5. سند نهایی
   این نوع سند برای بستن حساب های دائمی (موجودی) وارد می شود که در پایان دوره مالی ثبت می شود، این سند قابل ویرایش نیست و به صورت خودکار ثبت می شود.

صدور سند مبادله ارز:

برای استفاده از گزینه تبدیل ارز، باید یک زیر ماژول سیستم ارزی داشته باشیم. از قسمت درخت حساب، حساب های خاصی را که قصد تبادل ارز را داریم انتخاب می کنیم و گزینه تبادل را برای آنها تیک می زنیم.

در مرحله بعد در سیستم حسابداری در منوی عملیات گزینه صدور سند دوره را انتخاب می کنیم. در صفحه باز شده کد مشخص حسابی را که قصد تعویض ارز را داریم وارد می کنیم و مدتی که باید برای آن مبادله انجام شود را مشخص می کنیم. بر روی گزینه refresh اکانت های قابل تعویض کلیک می کنیم و اطلاعات مربوط به حساب های خاص را بررسی می کنیم. سپس صدور سند مبادله ارز را انتخاب کنید و سند ثبت می شود.

صدور سند عمومی:

از ماژول حسابداری در قسمت عملیات صدور سند عمومی را انتخاب می کنیم. در بالای صفحه ای که باز می شود، قسمتی وجود دارد که شماره آخرین سندی که کل سند برای آن صادر شده را نشان می دهد.

سند کلی به دو صورت تجمعی و روزانه قابل صدور است

معمولاً شرکت ها در پایان هر دوره مالی یک سند کلی صادر می کنند. صدور اسناد به گونه ای صورت می گیرد که در صورت انتخاب گزینه تجمیع، اطلاعات اسناد صادر شده به صورت یک سند به صورت ماهانه صادر می شود.
در صورت انتخاب گزینه روز، ثبت عمومی سند به صورت روزانه تجمیع و با توجه به تعداد روزهای دوره مالی سند عمومی صادر می شود.

در جدول پایین صفحه باز با استفاده از گزینه های تاریخ یا شماره سند می توانید مدت یا اسنادی را که قصد صدور سند کلی را داریم مشخص کرده و برای آنها سند کلی صادر کنیم.
تبصره: اسناد کل در صورتی قابل صدور است که در سامانه اسناد موقت به دائم تبدیل شده باشند.