دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی) چیست؟

دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی) چیست؟
دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.

دفاتر حسابداری قانونی، رسمی و غیر رسمی
تا به اینجا با جزئیات دفاتر روزنامه و کل و غیره آشنا شدید و اکنون به راحتی می توانید دفاتر قانونی را نام ببرید. اساس قانون تجارت، کلیه فعالان و بنگاه‌های اقتصادی (به استثناء کسبه جزء) موظف هستند کلیه تراکنش‌های مالی خود را پس از ثبت به صورت سند حسابداری، در دفاتر حسابداری مختلف که تعیین شده است نیز ثبت نمایند. انواع دفتر حسابداری ماهیت قانونی دارند و در مواقع لزوم و حسابرسی‌های مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مهمترین دفاتر قانونی و رسمی کدام است ؟ دفاتر حسابداری قانونی رسمی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می‌شود. همچنین شرکت‌ها تجاری و اشخاص حقوقی که اقدام به ثبت و نگهداری اطلاعات مالی خود می‌کنند، مختار هستند از دفاتر دیگری به صورت مکمل استفاده کنند که می‌توانند ماهیت قانونی داشته ولی رسمی نباشند. از جمله این دفاتر غیر رسمی حسابداری می‌توان به دفتر حسابداری معین اشاره نمود.

انواع دفاتر تجاری
به علاوه دفاتر تجاری مهم ترین وسیله برای تعیین مالیات موسسات تجاری است.
امروزه داشتن دفاتر تجاری در کلیه کشورها الزامی است و در کشور ما به موجب ماده 6 قانون تجارت : “هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است ، دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه (دادگستری) به موجب نظامنامه، قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد.

دفتر روزنامه
دفتر کل
دفتر دارایی
دفتر کپیه
با عنایت به صدر ماده، تنها کسبه جزء از داشتن دفاتر تجاری معافند. امروزه کسبه جزء را ” عرف تجارت ” مشخص می کند. به نظر می رسد منظور از نظامنامه ای که بتواند دفاتر دیگری را قائم مقام دفاتر چهارگانه فوق نماید، قوانین مالیاتی هستند.
علاوه بر دفاتر چهارگانه پیش بینی شده در ماده 6 قانون تجارت، در عمل برای ثبت معاملات تجاری، از دو نوع دفتر دیگر نیز استفاده می شود که از نظر تشخیص درآمد مشمول مالیات مودی، کاربرد موثری دارد. از این دو دفتر، دفتر معین و دفتر انبار یا دفتر موجودی کالا تعبیر می شود.

رعایت نکات مهم ضروری منظور تحریر ‌‌دفاتر حسابداری
به منظور تحریر ‌‌دفاتر حسابداری، رعایت یک سری از نکات مهم ضروری به نظر می‌رسد. در همین راستا، تحریر دفاتر قانونی باید با خودکار مشکی یا روان نویس انجام شود. به منظور تسهیل و جلوگیری از بروز خطا خوب است تا ابتدا آن را با مداد نوشته و سپس با خودکار پر رنگ کنید. لازم به یادآوری است که چنانچه شما در تحریر ‌‌دفاتر حسابداری دچار خطا شوید، باید اشتباه خود را با خودکار قرمز خط زده و صحیح آن را با خودکار مشکی در بالای آن یاداشت کنید. بهتر است تا مطلب نوشته شده بدون وجود خط خوردگی و از قلم افتادن مطالب و به شکلی صحیح بر روی سطرها باشد.

لازم به ذکر است که آخرین سطر رویداد مالی، به شماره نقل سند حسابداری مربوط است. جمع سطرها، به صورت دو ردیف می‌باشد. ردیف بالایی جمع صفحه جاری و ردیف پایینی جمع صفحه فعلی با قبلی می‌باشد. همچنین، جمع ستون بدهکار و بستانکار باید برابر باشد، اما چنانچه کل سند حسابداری در یک صفحه درج نشده و بخشی از آن به صفحه بعد منتقل شده باشد، این قضیه صادق نیست.

به منظور بستن آخر اسناد دفتر روزنامه و نیز انتهای حساب‌های دفتر کل از یک خط مورب استفاده می‌شود. مانده حساب در دفتر کل، عبارت است از تفاضل گردش حساب بدهکار و بستانکار که در انتها درج و به ترازنامه منتقل خواهد شد.

خوب است بدانید که تحریر ‌‌دفاتر حسابداری کل و روزنامه به صورت ماهانه انجام می‌شود. در این شیوه، از ذکر حساب‌های معین خودداری کرده، اما سایر حساب‌ها وارد دفتر خواهند شد. به عبارتی، اطلاعات باید از اسناد حسابداری به دفتر روزنامه منتقل شوند و سپس از آنجا به دفتر کل انتقال ‌یابند.