13 روش بهینه‌سازی فرآیندهای حسابداری

بهینه‌سازی فرآیندهای حسابداری

پول و دنیای تجارت شما را روشن تر از محیط اطرافتان می کند. شرایط مطلوب کسب و کار به سازمان و فرآیندهای حسابداری و همچنین به سیاست ها و تصمیمات بستگی دارد. بدون یک سیستم حسابداری جامع، اداره شرکت شما خطرناک خواهد بود و ممکن است با کمبود نقدینگی، معوقات مالیاتی و سایر ناکارآمدی ها مواجه شوید.

شما می توانید با پیاده سازی یک سیستم حسابداری دقیق و قابل اعتماد کسب و کار خود را ساده کنید و با نرم افزار حسابداری قوی آن را واقعاً رشد دهید.

این 13 روش برای بهینه سازی فرآیندهای حسابداری را به خاطر بسپارید:
هنگام تنظیم فرآیندهای حسابداری مانند نرم افزار، خط مشی ها، فرآیندها و زمان بندی ها در شرکت شما؛ شما باید اطمینان حاصل کنید که 13 عنصر زیر در همه واحدها پوشش داده شده است:

1.حساب های تجاری تخصصی

حساب بانکی و کارت های اعتباری شرکت باید کاملاً از حساب های شخصی شما جدا باشد تا هزینه ها و درآمدها را پیگیری کنید. اکثر شرکت ها این کار را انجام می دهند. اما شایان ذکر است که در این مقاله مجدداً به این موضوع اشاره شود.

2.مدیریت هزینه ها

شما قطعا باید نرم افزار حسابداری برای مدیریت هزینه های کارکنان و پرداخت های آنها داشته باشید. سیستم شما باید بتواند هزینه ها را ثبت کند. هدف از این کار ثبت هزینه ها و پرداخت ها است. اگر کارمندان شما به کارت بانکی دسترسی ندارند، باید یک فرآیند استاندارد برای گزارش هزینه ها و درخواست پرداخت داشته باشید.

علاوه بر بررسی پرداخت‌های کارکنان بر اساس هزینه‌ها، باید هزینه‌ها را برای مدیریت گزارش‌ها و پردازش اظهارنامه‌های مالیاتی دسته‌بندی کنید. برای این کار باید دو جدول حسابداری جداگانه تهیه کنید: یکی برای مالیات و دیگری برای مدیریت حسابداری.

3.مدیریت حساب‌های پرداختی

بدون وجود یک سیستم حسابداری مدیریت حساب های پرداختنی جامع، شما اعتبار کسب و کار خود را به خطر می اندازید و ممکن است با هزینه های تاخیر یا سود غیرضروری روبرو شوید. تمام صورت حساب های خود را به موقع یا زودتر برای پرداخت های به موقع پرداخت کنید.

4.مدیریت حساب‌های دریافتی

مدیریت حساب‌های دریافتنی به نرم‌افزاری نیاز دارد که خط‌مشی‌ها و فرآیندهایی برای محاسبه هزینه‌های مشتری و ارزیابی روند پرداخت و انتظارات شما داشته باشد. همچنین می توانید فاکتوری را صادر کنید که برای مشتری دقیق و قابل درک باشد. سیستم شما باید بتواند پرداخت ها را ردیابی کند و از حساب های پرداختنی استفاده کند.

5.آموزش حسابداری به کارکنان

همه کارکنان جدید باید فرآیندهای حسابداری را یاد بگیرند. حسابداران باید تمام مراحل کاری شرکت را بدانند. مسئولیت هر کاری را که انجام می دهند بر عهده بگیرید و به عنوان پشتیبان عمل کنید. کارکنان خارج از این گروه نیز باید در این زمینه آموزش ببینند تا از انتظارات مبتنی بر ردیابی هزینه ها آگاه باشند و صورت های زمان و پرداخت را نیز در نظر بگیرند.

6.صورتهای درآمد (سود یا زیان)، ترازنامه و صورتهای مالی سالانه

هنگامی که واحد حسابداری هزینه ها و مشارکت ها را ثبت می کند، این صورت های مالی لازم باید تهیه شود. شما باید صورت های درآمد و ترازنامه خود را هر ماه یا سه ماهه مرور کنید و همیشه صورت های سالانه سال جاری را در نظر داشته باشید.

سیستم هایی را پیاده سازی کنید که می توانند گزارش های مالی را به طور منظم جمع آوری کنند تا به شما امکان محاسبه و بررسی استانداردهای مالی را بدهند.

7.پیش بینی جریان نقدینگی

هر از چند گاهی، باید صورت‌حساب‌های گردش حساب خود را برای پیش‌بینی جریان نقدی خود دریافت کنید. کمبود غیرمنتظره پول نقد می تواند کسب و کار شما را در بن بست قرار دهد و صاحبان آن را مجبور به تصمیم گیری های برنامه ریزی نشده یا گرفتن وام های با بهره بالا یا فروش برای حفظ تجارت کنند.

پیش‌بینی جریان نقدی به شما کمک می‌کند کسری‌های احتمالی را پیش‌بینی کنید و برای جلوگیری از مشکلات آماده شوید.

8.برنامه ریزی مالیاتی و تامین مالیات

اگر برای مالیات آماده هستید؛ فصل مالیات نباید برای شما استرس زا باشد. اگر همه چیز را ثبت کرده باشید؛ نگران نباشید.

9.مدیریت مالیات فروش

بحث مالیات به دلیل مالیات پایان سال یا مالیات سه ماهه در واحد حسابداری متوقف نمی شود. اما مالیات بر فروش نیز باید محاسبه شود. مشاغل مالیات بر فروش باید از تغییر نرخ های مالیاتی، تعطیلات، معافیت ها و قوانین مالیاتی آگاه باشند.

یک برنامه پویا و سیستم حسابداری مناسب برای محاسبه و اعمال مالیات بر فروش تهیه کنید.

10.کاهش احتمال زیان داخلی

فرآیندهای حسابداری شما باید دارای سیستمی برای کاهش ضررهای داخلی باشد. وظایف را تقسیم کنید و برای هر کار یک سرپرست انتخاب کنید. از هر سرپرست بخواهید بررسی و کنترل کند. به این ترتیب، همیشه می توانید دسترسی افراد به حساب ها و اطلاعات را بررسی کنید.

11.اصلاحات حساب های بانکی

حسابرسی حساب های بانکی به زمان حساس است و به شما امکان تشخیص سریع خطاها و امکان تصحیح آنها را در نرم افزار حسابداری خود می دهد و به این ترتیب به شما امکان می دهد تا خطاهای موجود را به بهترین شکل ممکن تصحیح کنید.

12- پشتیبانی اطلاعات

از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و از تمام فایل های مهم نسخه پشتیبان تهیه کنید. حسابداری به شما امکان می دهد از اطلاعات محافظت کنید. همچنین باید اسناد را اسکن کرده و در مواقع اضطراری اداری از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.

13- اتوماسیون اداری پشتیبان

با پیشرفت تکنولوژی، راه حل های زیادی برای غلبه بر چالش های مجموعه حسابداری وجود دارد. قبل از انتخاب محصول حتما تحقیق کنید. به دنبال ویژگی های مقیاس پذیر و پشتیبانی مداوم باشید. اما از استفاده از ابزارهای مدرن حسابداری نترسید. از پشتیبانی هوشمندانه کار خود با کمک فناوری آگاه باشید و آن را کاملاً خودکار کنید.

مسئولیت ها، درخواست ها و فرآیندها باید در بخش کوچکی از واحد حسابداری شما قرار گیرد و اگر کسب و کار شما رشد کند، این کار برای شما طاقت فرسا نخواهد بود.
استفاده از فناوری برای بهینه سازی، اتوماسیون اداری، ساده سازی و بهبود فرآیندهای حسابداری ضروری است. این کار حجم کاری شما را کاهش می دهد و اطلاعات مالی شما را گسترش می دهد. با اطلاعات مالی می توانید با شفافیت بیشتری عملکرد شرکت را بررسی کنید و بر برنامه ها و اجرای خود نظارت کنید.

هنگامی که از سیستم حسابداری مانند سپیدار سیستم استفاده می کنید و برنامه ریزی و برآورد هزینه ها، پرداخت ها و فاکتورها را دنبال می کنید. به راحتی می توانید مدیریت مالی حساب های خود را تکمیل کنید.

تجهیز شرکت خود به نرم افزار حسابداری قابل اعتماد به شما کمک می کند تا تصمیمات مالی هوشمندانه تری بگیرید. کاهش هزینه؛ حداکثر بهره وری را به دست آورید و سودآوری و توسعه کسب و کار خود را بهبود بخشید.