حساب معین چیست؟

حساب معین یکی از مفاهیم مهم در حسابداری است که در طبقه بندی اطلاعات از آن استفاده می شود. طبق اصول حسابداری، اطلاعات لازم است به سه گروه کلی با سرفصل های حساب های کل، حساب های معین و حساب های تفضیلی طبقه بندی شوند. در این مقاله شما را با حساب‌های معین آشنا می‌کنیم، ویژگی‌ها و انواع آن‌ها را شرح می‌دهیم و در مورد تفاوت حساب‌های معین، حساب‌های کل و حساب‌های تفضیلی صحبت می‌کنیم.

حساب معین (Subsidiary Account) به معنای گزارش ریز حساب‌ها جهت گزارش‌دهی درون‌سازمانی است.

ویژگی‌های حساب معین

یک حساب معین ویژگی های منحصر به فرد خود را دارد. در زیر به طور خلاصه چهار ویژگی مهم حساب های معین را شرح می دهیم:

تفصیل‌پذیری: هنگام ثبت سند حسابداری، جزئیات بیشتری باید برای حساب های معین ثبت شود. به عنوان مثال، برای حساب های پرداختنی، اگر جزئیات بستانکار مورد نیاز باشد، از این ویژگی حساب معین استفاده می شود.
تسعیرپذیری: طبق استانداردهای حسابداری، برای نشان دادن موجودی صحیح حساب های ارزی که موجودی ریالی دارند در گزارشات و صورت های مالی، این حساب های ارزی باید با نرخ روز مبادله و موجودی ریالی به روز شده مجدداً محاسبه شوند. این کار به نام «تسعیر» است و مابه التفاوت ریالی نرخ ارز را به سود و زیان ناشی از نرخ ارز منتقل می کند. این عملکرد باید قبل از گردش حساب تعیین شده فعال شود و پس از گردش حساب تعیین شده امکان تغییر این عملکرد وجود ندارد.
کنترل ماهیت حسابها در طول دوره: این عملکرد برای حسابداران اهمیت زیادی دارد زیرا با کنترل ماهیت مانده حسابها می توانند متوجه اشتباهات موجود در سوابق حسابداری شده و نسبت به اصلاح آنها اقدام کنند.
حسابداری ارزی: در برخی از شرکت ها بخشی از عملیات مالی به صورت ارزی انجام می شود و اطلاعات ارزی نیز در سند حسابداری الزامی است. برای ثبت این تراکنش ارزی در حسابداری باید این تابع در نرم افزار حسابداری قبل از گردش حساب فعال شود.

دفتر معین و نحوه تحریر آن

در برخی از سازمان ها، گردش کار به گونه ای است که برای برخی از فعالیت های مالی به جزئیات نیاز است. چنین اطلاعاتی را نمی توان به راحتی از دفتر کل استخراج کرد و در نتیجه از دفاتری استفاده می شود که جنبه کمکی و فرعی دارند و به آنها دفاتر معین می گویند. در واقع برای نگهداری حساب هایی که بخشی از یک حساب کل هستند از یک دفتر معین استفاده می شود. یک دفتر معین معمولاً توسط یک سند حسابداری ثبت می شود. به همین دلیل در سند حسابداری یک ستون برای ثبت مبلغ معین و یک ستون برای عطف معین در نظر گرفته می شود. عطف معین به صفحه‌ای از دفتر معین که رویداد مالی به آن منتقل می‌شود مرتبط است.

ورودی های یک دفتر معین می تواند حساب هایی مانند وجه نقد، حساب های دریافتنی و پرداختنی، سرمایه گذاری ها، موجودی، هزینه های تعهدی و سپرده های مشتریان باشد. دفتر معین یک منبع متمرکز برای جمع آوری تمام داده های حساب جمع آوری شده از زیر مجموعه های مختلف فراهم می کند. برخی از حساب های دفتری، سوابق خلاصه ای هستند که به آنها حساب های کنترلی می گویند. در این مورد، تمام جزئیات خلاصه مبالغ نگهداری شده توسط حساب های کنترلی در دفتر کل فرعی موجود است.

ایده کلی و نحوه نوشتن دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است. دفتر کل تاریخ و مبلغ هر تراکنش تجاری را بر اساس نوع آن ثبت می کند، در حالی که دفتر معین این اطلاعات را به حساب های خاص جدا می کند و اجازه می دهد تا همه تراکنش ها با جزئیات بررسی شوند.

برای نوشتن یک دفتر کل معین، ابتدا برای هر حساب در یک دفتر معین یک صفحه ایجاد می شود. سپس در هر صفحه ستون های تاریخ، شماره و توضیحات ایجاد کنید و در پایان سه ستون برای بدهکار، بستانکار و موجودی اضافه کنید. در دفتر معین، بدهکار به پولی اطلاق می شود که دریافت می شود، بستانکار به پولی که پرداخت شده است و مابه التفاوت بدهکار و طلبکار است.

انواع حساب معین در حسابداری

انواع مختلفی از حساب های معین وجود دارد. در زیر برخی از انواع حساب ها آورده شده است:

حساب معین دارایی های جاری: حساب دارایی های جاری معین به دو دسته تقسیم می شود:  وجه نقد و اموال با قابلیت نقدشوندگی. این حساب در سطوح مختلف طبقه بندی می شود:
صندوق: وجه نقد موجود در شرکت.
بانک: بانک هایی که شرکت در آنها حساب دارد.
تنخواه گردان: هزینه ای است که برای پرداخت هزینه های جزئی شرکت به فرد داده می شود.
اسناد دریافتی: چک های دریافتی از افراد دیگر.
حسابهای دریافتنی: طلب شرکت که در ازای آن چک وصول نشده‌است..
موجودی کالا: کالاهایی که به قصد فروش در انبارها نگهداری می شوند.
پیش پرداخت: پولی که برای دریافت کالا یا خدمات در آینده پرداخت می شود.
حساب معین دارایی ثابت: حساب معین دارایی ثابت شامل موارد زیر است:
زمین: زمینی که سند آن به نام صاحب شرکت و متعلق به شرکت است.
ساختمان: انواع ساختمان های متعلق به شرکت.
ماشین آلات: ماشین‌هایی که در خط تولید شرکت و برای فراهم کردن اهداف شرکت استفاده می‌شوند.

وسایل نقلیه: وسایل نقلیه ای که در اختیار شرکت هستند.
حساب معین دارایی های نامشهود: علاوه بر دارایی هایی که قابل مشاهده و نمایش هستند، دارایی هایی هستند که دیده نمی شوند و نامشهود هستند. این دارایی ها که نامشهود نامیده می شوند به شرح زیر است:

• حق‌الاختراع
• نرم‌افزارها
• حق‌الاکتشاف
• برندها
• سرقفلی
• حق‌الامتیازها

حساب معین بدهی ها: حساب بدهی ها به دو دسته بدهی جاری و بدهی بلند مدت تقسیم می شود. بدهی زمانی جاری محسوب می شود که ظرف یک سال پرداخت شود و اگر پرداخت بیش از یک سال طول بکشد بلندمدت تلقی می شود. بدهی های جاری دارای زیر مجموعه های زیر هستند:
حساب های پرداختی (بستانکاران): شرکت به دیگران بدهکار است.
اسناد پرداختنی: چک هایی که شرکت نزد دیگران دارد.
پیش پرداختنی: پولی که برای ارائه کالا یا خدمات در آینده گرقته شده است.
جاری شرکا: هرگونه واریز یا برداشتی که شرکا انجام می دهند.
ذخایر: بدهی هایی که شرکت پرداخت می کند.

تعریف حساب کل و حساب تفصیلی و تفاوت آن‌ها با حساب معین

حساب کل، کلی ترین طبقه بندی حساب ها است و به دو نوع حساب دائمی و موقت تقسیم می شود. در سطح بعدی حساب معین است که تعریف آن در ابتدای مقاله ارائه شد. برای همه حساب های کل یک حساب معین وجود دارد و در واقع حساب معین حساب کلی را روشن می کند. برخی از حساب ها نیز می توانند با جزئیات بیشتری گزارش شوند و به عنوان حساب های تفضیلی شناخته می شوند.

در حسابداری دستی تا سطح حساب مشخصی مورد نیاز است اما در حسابداری نرم افزاری سطح تفصیلی نیز لازم است. با توجه به تنوع اقلام، حساب هایی مانند موجودی را می توان به ده سطح بیشتر تقسیم کرد که به آنها تفصیلی نوع 1، تفصیلی نوع 2، تفصیلی نوع 3 و … می گویند.

توجه به این نکته مهم است که همه محاسبات کل دارای معین هستند حتی اگر حساب کل واضح باشد، آن حساب خود به عنوان یک حسابتفضیلی شناخته می شود.

سخن پایانی

همه مدیران برای اداره سازمان به بهترین شکل ممکن به ابزاری قدرتمند نیاز دارند. استفاده از یک حساب معیندر کنار استفاده از نرم افزار حسابداری خوب می تواند منجر به مدیریت بهتر شود. در این مقاله سعی شده است حساب معین، ویژگی ها و انواع آن به تفصیل توضیح داده شود تا بتوان با توجه به شرایط سازمان از این حساب برای بهبود کارایی حسابداری سازمان استفاده کرد.

پیشنهاد ما این است که با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار سیستم، دقت و صحت در امور مالی کسب و کار خود را برای مدیریت هزینه های مالی خود دوچندان کنید. برای مشاوره و اطلاعات بیشتر می توانید با کارشناسان آریا تراز تماس بگیرید. همکاران ما آماده پاسخگویی به سوالات شما خواهند بود.

شرکت آریا تراز نمایندگی فروش سپیدار سیستم و نرم افزار حسابداری سپیدار به همراه پشتیبانی و آموزش با مناسب ترین قیمت می باشد.